Hybride vergaderen en events bij Green Offices

Deel dit artikel

Hoe krijg ik mijn presentatie goed voor het voetlicht, zowel in de zaal als op de livestream? Kan iedereen mij zien en horen en kunnen anderen elkaar zien en horen? Het is de zorg voor elke presentator.

Green Offices biedt de oplossing en faciliteert hybride vergaderingen en events. Thuis een vergadering of event bijwonen geeft gemak, maar de uitdaging zit in de techniek. Er zijn allerlei tools nodig om goed zichtbaar en hoorbaar te zijn. De uitdaging is elke keer voldoen aan facilitaire en technische vragen.

In juli 2020 waren de eerste activiteiten in de greenscreen studio en ruim een jaar later, op 23 september, was er bij Green Offices een hybride versie van het Science Café. Faciliteren van hybride vergaderen en events is complex; op veel vlakken kan het fout gaan. Richard van der Poll vertelt in een blog over de facilitaire en technische uitdagingen.

Richard van der Poll faciliteert met Green Offices de hybride vergaderzaal waarbij deelnemers op locatie en thuis met elkaar worden verbonden.

Hybride vergaderen

Mensen willen elkaar graag weer zien, maar zijn niet altijd in de gelegenheid om te komen. Wie niet dichtbij woont, wil er op afstand wel bij kunnen zijn. Uit onderzoek blijkt inmiddels dat vergaderen via beeldbellen veel energie en concentratie vergt. Ik geloof dat een vergadering efficiënter en effectiever is als je elkaar goed kunt zien. Als je de fysieke zaal en de livestream combineert, is sprake van een hybride vorm.

Bij vergaderen via Teams of Zoom klap je de laptop open en zet je de camera aan. Iedereen met een laptop is aangesloten en je ziet elkaar op het scherm.

Bij een hybride vergadering werkt het anders: als er tien mensen fysiek aanwezig zijn en dertig deelnemers aanhaken vanuit huis of een andere locatie, geeft dat technische en facilitaire vraagstukken.

Facilitaire vragen

Dat begint bij een goede locatie met parkeergelegenheid. Bezoekers moeten hun jas ophangen, er staat koffie, thee met een koekje klaar, of misschien willen ze wel een hapje en drankje. Tijdens de vergadering zijn pen, papier, WiFi, een tv-scherm en een laptop nodig. Green Offices kan aan die facilitaire vraag voldoen.

Technische vragen

De deelnemers moeten de spreker kunnen zien en verstaan; ook als je door de ruimte beweegt. Een vaste camera staat gericht op de spreker, zodat het publiek je kan zien. Een andere camera kijkt de zaal in, zodat iemand die een vraag stelt ook zichtbaar is. Met software worden de verschillende camerabeelden gemixt. Voor goed geluid is een draadloze dasspeld microfoon nodig en er staat een microfoon op de tafel. Als mensen in de zaal wat willen vragen, moeten online luisteraars dat ook kunnen horen. Als je iets niet begrijpt of een vraag wilt stellen, moet je dat ook online kunnen aangeven. Ook is er een tweede scherm waar de spreker de deelnemers thuis op kan zien. Je kijkt in de zaal, maar ziet tegelijk de online kijkers.

Als de spreker een Powerpoint presentatie laadt, moet deze ook goed zichtbaar zijn op het tv-scherm, niet alleen voor de deelnemers op locatie, maar ook voor ‘de mensen thuis’. Je wilt ervoor zorgen dat zij dezelfde beleving hebben.

Kleine letters van een Powerpoint presentatie vergroten wij uit met de zoomfunctie. Je kunt filmpjes, logo’s, teksten en foto’s zelf in een presentatie zetten, maar beter is het om ze te laten ‘instarten’ door onze techniek. Dan weet je zeker dat het filmpje zonder haperingen goed vertoond wordt; fullscreen thuis en op locatie op het grote scherm.

Een goed uitgelicht podium, muziek en een sfeervolle setting; ingrediënten voor een hybride event.

Hybride events

Een hybride event gaat nog een stapje verder. Het is een soort televisie uitzending met publiek. Hoe groter een evenement wordt, hoe meer uitdagingen er zijn, maar het principe blijft hetzelfde. De zaal met mensen heeft een facilitaire vraag en de presentator heeft een technische vraag.

Het restaurant en de bar van Green Offices zijn voor evenementen hybride gemaakt. Dan is de extra uitdaging een goed uitgelicht podium voor de spreker en mogelijk een liveband in een gezellige sfeer voor een avondje uit.

Vanuit de control room kunnen camera’s, licht en geluid worden aangestuurd.

Een moderator zorgt dat de vragen die gesteld worden door het online publiek via de chatfunctie bij de interviewer terechtkomen. Meerdere camera’s brengen het event in beeld. De technische uitdaging is dezelfde beleving overbrengen via de livestream. Hiervoor zijn robotcamera’s geïnstalleerd die we op afstand bedienen met een joystick. De camera’s bedienen wij vanuit de controlroom waarbij we kunnen inzoomen op de spreker of iemand uit het publiek.

Belangrijk is dat audio en video synchroon lopen. De techniek die daarvoor nodig is heb ik in de coronatijd allemaal onderzocht en toegepast bij diverse evenementen: de bingo van de Harderwijkse Smaakmakers, de wekelijkse Artiestenbar, het Science Café en diverse webinars. Dat waren leuke ervaringen en inmiddels ben ik er aardig handig in.

Het hybride Science Café bij Green Offices op 23 september.

Tot slot moet de stream ook door veel kijkers tegelijk bekeken kunnen worden, zonder dat het netwerk overbelast raakt. Wij hebben hiervoor 0341stream opgezet: een heel stabiele server waar we in hoge kwaliteit op streamen. Met Koningsnacht Harderwijk kwamen hier 7500 kijkers, dus we weten zeker dat het goed gaat.

Goede Reede 1
3845 MD Harderwijk
Tel: 0341-355550
Email: info@greenoffices.nl
www.greenoffices.nl


Website door:  Refreshed | Gewoon goede websites